Escritório Virtual: Reduzir custos e aumentar eficiência em tempos de Crise.

Factualmente, milhões de empresas em todo o mundo estão a alterar o seu modelo de negócio, aproveitando essa oportunidade para transformar também o seu modelo de organização de trabalho, numa altura em que a flexibilidade laboral está a ter resultados muito positivos não só para as empresas mas principalmente para os profissionais.

Os novos modelos híbridos de trabalho, baseados na combinação entre o trabalho presencial e remoto, estão a revolucionar o mundo do trabalho e em Portugal muitas empresas estão a dispensar o "escritório tradicional”, optando por contratar um serviço de Escritório Virtual a centros de escritórios que disponibilizam espaços e serviços partilhados.

Se há empresas que optaram por eliminar o escritório e trabalhar 100% remotamente, correndo riscos do ponto de vista de perda de cultura empresarial e excesso de isolamento das equipas de trabalho, outras decidiram manter uma rotina de trabalho presencial das equipas, mantendo o sentido se pertença e a ligação emocional entre os profissionais, por via da utilização pontual "on demand” dos espaços de trabalho partilhados que o serviço de Escritório Virtual permite. 

Mediante as necessidades, as empresas têm acesso a salas de reunião, escritórios arrendados ao dia ou à hora e postos de trabalho em cowork. As oportunidades de networking e parcerias entre as empresas sediadas nestes espaços é outra das grandes vantagens que as empresas têm à sua disposição, podendo participar em eventos e dar visibilidade ao seu negócio.

A imagem do negócio continua a ser muito importante, principalmente no contexto que vivemos. Com um custo que varia entre os 50 Eur e 100 eur mensais, o Escritório Virtual permite às empresas estarem sediadas ou terem uma filial numa morada de prestígio no centro de Lisboa, usufruírem de serviço de secretariado para atender as chamadas telefónicas em nome da empresa e fazer a gestão da correspondência e encomendas. 

As empresas poderão gerir o seu escritório com acesso a uma app mobile. Onde quer que estejam, estão em contacto com o seu escritório, sendo notificadas em tempo real sobre correspondência e chamadas telefónicas recebidas. O atendimento telefónico e reencaminhamento de chamadas é feito 24h por dia, 7 dias por semana. Adicionalmente, poderão aceder a redes internacionais de centros de escritórios, permitindo usufruir deste tipo de serviços noutros países, no caso de quererem expandir internacionalmente os seus negócios ou realizar acções de prospecção, 

Estudos internacionais indicam que, ao optarem pelo Escritório Virtual, as empresas poderão reduzir os seus custos fixos em 70%, sendo esta a alternativa perfeita à aquisição ou arrendamento de escritórios, podendo poupar em despesas com pessoal administrativo, secretariado e outros custos fixos e logísticos, como electricidade, água e limpeza. 

Portugal está na vanguarda na indústria dos Escritórios Virtuais e espaços partilhados, tendo já recebido vários prémios e sido considerado um "case study” por várias organizações na Europa e nos Estados Unidos. O Escritório Virtual é, sem dúvida, uma oportunidade que as empresas têm de reduzir custos e aumentar a sua eficiência em tempos de crise, preparando-se melhor para a retoma.

Carlos Gonçalves

CEO Avila Spaces